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Sesiones fotográficas

La empresa privada o corporativos interesados en realizar eventos en el Bosque de Chapultepec deberán:

1) Ingresar solicitud a la Dirección del Bosque de Chapultepec (DBCH), al menos con 30 días de anticipación a la fecha tentativa del evento, especificando día, horario, tipo de evento, número de asistentes, número de vehículos, logística detallada del mismo, tiempos de montaje y desmontaje (si es necesario).

2) La solicitud es canalizada a la Subdirección de Programas y Proyectos (SPyP) y se realiza el primer contacto con la empresa vía telefónica, donde se concerta una cita (el proyecto deberá especificar los tiempos de montaje y tipo de publicidad a utilizar en el mismo) para informarle de las políticas y normatividad aplicable (incluido el pago de una contraprestación por el uso del espacio en este tipo de eventos) y/o en su caso, si la información no es suficiente, se solicitará envíe un documento detallado sobre el proyecto, para estar en posibilidades de evaluar.

3) Una vez efectuada la reunión y entregada la información por parte de la empresa, la DBCH y la SPyP valoran la viabilidad del evento y se emite una respuesta por escrito que puede ser negativa o afirmativa en éste supuesto se destina un enlace por parte de la DBCH que hará el seguimiento al trámite administrativo y realización del evento.

4) Se establece con base en el “Tabular de Conceptos y Cuotas” emitido por la Tesorería del Gobierno del Distrito Federal, el monto de la contraprestación por uso de un espacio público. Asimismo (de acuerdo al tipo de evento) se determina el donativo a cubrir.

5) Si la empresa está de acuerdo con el monto de la contraprestación, se le informa sobre el procedimiento de pago, el cual debe estar hecho al menos 7 días antes de que se lleve a cabo el evento, el responsable deberá entregar fichas de depósito originales o documento de transferencia electrónica. Además la empresa deberá entregar copia del seguro vigente de daños contra terceros emitido por institución afianzadora y en caso de que sea necesario, el permiso de la Dirección de Protección Civil (esto será en función de la logística a implementar para el evento). No se autorizará evento que no cuente con el aval de Protección Civil.

6) La empresa designará a un responsable que en coordinación con el enlace de la DBCH precisarán los detalles relativos al evento mediante la entrega del programa de trabajo que se tenga contemplado donde se especifique la logística, horarios de montaje del evento y desmontaje, esto con el fin de asentar que ambas partes están de acuerdo.

7) Para la entrega de recibo emitido por el Gobierno del Distrito Federal se le comunica a la empresa que el trámite se lleva de 5 a 10 días hábiles posteriores a la fecha de realización del evento y por lo que respecta al FPBCH una vez que se realiza el pago, el termino es similar.

8) Una vez cubierto lo anterior por la empresa, la DBCH expide un permiso en el cual se especifican las condiciones bajo las cuales deberá realizarse el evento, la empresa no podrá bajo ninguna circunstancia modificar las mismas y/o en su caso la DBCH se reserva el derecho de proceder según convenga a los intereses del Bosque, inclusive a la cancelación de dicho permiso.

9) Referente a la presencia de marca de la empresa y/o patrocinadores deberá apegarse a la Normatividad Interna del Bosque de Chapultepec y colocar el día del evento únicamente lo autorizado y establecido en el contrato y permiso.

10) Dependiendo del espacio que se utilice se puntualizarán las restricciones propias de cada uno: 1.- Restricción de acceso de equipos como montacargas, gruas, dolly, rieles, etc. 2.- Medidas de seguridad. 3.- Estacionamiento. 4.- Restricción para visitas previas de inspección, entre otros que considere la DBCH.

11) El día del evento los enlaces verificarán que lo establecido sea cumplido antes, durante y después de la realización del mismo.

12) La empresa deberá contratar los siguientes servicios: valet parking, seguridad externa y en caso de ser necesario sanitarios o cualquier otro que se requiera, situación que deberá notificar a la DBCH para realizar las observaciones sobre la operación de éstos dentro del Bosque.

13) Se podrán realizar eventos culturales, recreativos, lanzamiento o presentación de productos y/o servicios del sector público o privado.

14) Los espacios no podrán rentarse para realizar eventos con fines políticos o religiosos.

15) No está permitido introducir sustancias inflamables, pirotecnia, gas lípido, entre otros que pudieran representar un riesgo para el Bosque.

16) En eventos en donde se requiera introducir alimentos, estos deberán estar previamente preparados ya que no se permite el uso de tanques de gas para calentarlos.

17) No se deberá usar el logotipo del Bosque de Chapultepec para la impresión de invitaciones, carteles o volantes del evento (salvo previa autorización de éste).

18) En los materiales de difusión que la empresa formule, el texto no deberá darle a entender a sus invitados que el evento está organizado por la DBCH, de manera que el público no se confunda al creer que el evento de naturaleza diversa está relacionado con las actividades propias del Bosque.

19) Los medios de prensa invitados por la empresa no podrán manejar el logotipo ni la imagen del Bosque de Chapultepec para publicidad y difusión del evento.

20) La empresa no podrá instalar pendones, mantas, stands, entre otros, que no hayan sido previamente autorizados por la DBCH.21) En caso de que la empresa realice la promoción de algún producto o servicio no podrá dentro de las instalaciones del Bosque de Chapultepec hacer la venta o renta del mismo.

22) La empresa deberá de contar con servicio médico y ambulancia avalado por la Secretaria de Salud dependiendo el número de personas que se consideren para el evento.

23) La empresa deberá de contar con un número considerable de extinguidores para llevar a cabo el evento dentro de las mayores medidas de seguridad conforme lo dicte la Dirección de Protección Civil.

24) El BCH proporciona los espacios para la realización de los eventos sin incluir los servicios como luz, agua o teléfono.

25) La empresa deberá entregar junto con la solicitud para la realización de cualquier evento dentro de las instalaciones del Bosque de Chapultepec, una copia del acta constitutiva que la acredite.

SESIONES FOTOGRÁFICAS (EVENTOS PARTICULARES)

El solicitante deberá:

a) Contratar planta de luz.

b) Contar con seguro de daños contra terceros que cubra cualquier eventualidad durante la filmación.

c) Entregar copia simple del acta constitutiva de la empresa responsable de la filmación.

d) Proporcionar el número y descripción de los vehículos que ingresarán, ajustándose de acuerdo a la locación, a los menos posibles.

e) Adecuarse a los horarios de apertura del Bosque para el ingreso.

f) Dejar limpio el espacio y proporcionar bolsas negras para basura.

g) Cubrir la contraprestación por uso, goce y aprovechamiento del espacio.

Última actualización el Miércoles, 01 de Junio de 2011 22:16
 
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