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PROCEDIMIENTO PARA LA RENTA DE ESPACIOS

 

Eventos Corporativos

La empresa privada o corporativos interesados en realizar eventos en el Bosque de Chapultepec deberán:

1) Ingresar solicitud a la Dirección del Bosque de Chapultepec (DBCH), al menos con 30 días de anticipación a la fecha tentativa del evento, especificando día, horario, tipo de evento, número de asistentes, número de vehículos, logística detallada del mismo, tiempos de montaje y desmontaje (si es necesario).

 

2) La solicitud es canalizada a la Subdirección de Programas y Proyectos (SPyP) y se realiza el primer contacto con la empresa vía telefónica, donde se concerta una cita (el proyecto deberá especificar los tiempos de montaje y tipo de publicidad a utilizar en el mismo) para informarle de las políticas y normatividad aplicable (incluido el pago de una contraprestación por el uso del espacio en este tipo de eventos) y/o en su caso, si la información no es suficiente, se solicitará envíe un documento detallado sobre el proyecto, para estar en posibilidades de evaluar.

3) Una vez efectuada la reunión y entregada la información por parte de la empresa, la DBCH y la SPyP valoran la viabilidad del evento y se emite una respuesta por escrito que puede ser negativa o afirmativa en éste supuesto se destina un enlace por parte de la DBCH que hará el seguimiento al trámite administrativo y realización del evento.

4) Se establece con base en el “Tabular de Conceptos y Cuotas” emitido por la Tesorería del Gobierno del Distrito Federal, el monto de la contraprestación por uso de un espacio público. Asimismo (de acuerdo al tipo de evento) se determina el donativo a cubrir.

5) Si la empresa está de acuerdo con el monto de la contraprestación, se le informa sobre el procedimiento de pago, el cual debe estar hecho al menos 7 días antes de que se lleve a cabo el evento, el responsable deberá entregar fichas de depósito originales o documento de transferencia electrónica. Además la empresa deberá entregar copia del seguro vigente de daños contra terceros emitido por institución afianzadora y en caso de que sea necesario, el permiso de la Dirección de Protección Civil (esto será en función de la logística a implementar para el evento). No se autorizará evento que no cuente con el aval de Protección Civil.

6) La empresa designará a un responsable que en coordinación con el enlace de la DBCH precisarán los detalles relativos al evento mediante la entrega del programa de trabajo que se tenga contemplado donde se especifique la logística, horarios de montaje del evento y desmontaje, esto con el fin de asentar que ambas partes están de acuerdo.

7) Para la entrega de recibo emitido por el Gobierno del Distrito Federal se le comunica a la empresa que el trámite se lleva de 5 a 10 días hábiles posteriores a la fecha de realización del evento y por lo que respecta al FPBCH una vez que se realiza el pago, el termino es similar.

8) Una vez cubierto lo anterior por la empresa, la DBCH expide un permiso en el cual se especifican las condiciones bajo las cuales deberá realizarse el evento, la empresa no podrá bajo ninguna circunstancia modificar las mismas y/o en su caso la DBCH se reserva el derecho de proceder según convenga a los intereses del Bosque, inclusive a la cancelación de dicho permiso.

9) Referente a la presencia de marca de la empresa y/o patrocinadores deberá apegarse a la Normatividad Interna del Bosque de Chapultepec y colocar el día del evento únicamente lo autorizado y establecido en el contrato y permiso.

10) Dependiendo del espacio que se utilice se puntualizarán las restricciones propias de cada uno: 1.- Restricción de acceso de equipos como montacargas, gruas, dolly, rieles, etc. 2.- Medidas de seguridad. 3.- Estacionamiento. 4.- Restricción para visitas previas de inspección, entre otros que considere la DBCH.

11) El día del evento los enlaces verificarán que lo establecido sea cumplido antes, durante y después de la realización del mismo.

12) La empresa deberá contratar los siguientes servicios: valet parking, seguridad externa y en caso de ser necesario sanitarios o cualquier otro que se requiera, situación que deberá notificar a la DBCH para realizar las observaciones sobre la operación de éstos dentro del Bosque.

13) Se podrán realizar eventos culturales, recreativos, lanzamiento o presentación de productos y/o servicios del sector público o privado.

14) Los espacios no podrán rentarse para realizar eventos con fines políticos o religiosos.

15) No está permitido introducir sustancias inflamables, pirotecnia, gas lípido, entre otros que pudieran representar un riesgo para el Bosque.

16) En eventos en donde se requiera introducir alimentos, estos deberán estar previamente preparados ya que no se permite el uso de tanques de gas para calentarlos.

17) No se deberá usar el logotipo del Bosque de Chapultepec para la impresión de invitaciones, carteles o volantes del evento (salvo previa autorización de éste).

18) En los materiales de difusión que la empresa formule, el texto no deberá darle a entender a sus invitados que el evento está organizado por la DBCH, de manera que el público no se confunda al creer que el evento de naturaleza diversa está relacionado con las actividades propias del Bosque.

19) Los medios de prensa invitados por la empresa no podrán manejar el logotipo ni la imagen del Bosque de Chapultepec para publicidad y difusión del evento.

20) La empresa no podrá instalar pendones, mantas, stands, entre otros, que no hayan sido previamente autorizados por la DBCH.

21) En caso de que la empresa realice la promoción de algún producto o servicio no podrá dentro de las instalaciones del Bosque de Chapultepec hacer la venta o renta del mismo.

 

22) La empresa deberá de contar con servicio médico y ambulancia avalado por la Secretaria de Salud dependiendo el número de personas que se consideren para el evento.

23) La empresa deberá de contar con un número considerable de extinguidores para llevar a cabo el evento dentro de las mayores medidas de seguridad conforme lo dicte la Dirección de Protección Civil.

24) El BCH proporciona los espacios para la realización de los eventos sin incluir los servicios como luz, agua o teléfono.

25) La empresa deberá entregar junto con la solicitud para la realización de cualquier evento dentro de las instalaciones del Bosque de Chapultepec, una copia del acta constitutiva que la acredite.

QUINTA COLORADA (PARTICULARES)

Término para uso

La Dirección del Bosque de Chapultepec proporciona:

1) Espacio y baños limpios

2) Sillas (50)

3) Tablones para: presídium, recepción y servicio de café (3)

4) Pantalla (1)

5) Caballetes (4)

6) Indicadores de paso (sin imagen)

7) Apertura del estacionamiento Bolívar (con costo)

8) Templete (si es requerido)

La institución solicitante debe proporcionar:

1) Paños para tablones

2) Proyector y computadora (en caso de ser requeridos)

3) Extensiones suficientes

4) Servicio de café (azúcar, café, cafetera, té, tazas, galletas, platos, vasos, ceniceros y bolsas negras para basura)

5) Equipo de sonido (bocinas, consola, micrófonos, pedestales de mesa para micrófonos, cableado y cinta gaffer)

6) Personificadores

7) Papel y jabón para los sanitarios

8) Personal que se encargue de la atención a los asistentes al evento, ingeniero de sonido, encargado del proyector y servicio de café

9) Dos personas para el apoyo del montaje del evento (tablones, sillas, pantalla etc.)

10) Impresión en papel tamaño oficio con imagen del evento para indicadores de paso.

11) Display (piola negra o blanca para colgarlo)

12) Pago de estacionamiento a los invitados en Bolívar

El montaje para el evento se realizará el día anterior siempre y cuando no haya otra actividad programada después de las 18:00 hrs. En caso contrario se llevará a cabo el mismo día con tres horas de anticipación.

 

Reglamentación Interna

 

Para la realización de cualquier evento dentro del Bosque de Chapultepec se deberá observar la Reglamentación Interna del Bosque misma que no permite:

a) Amarrar o pegar cualquier objeto de los árboles (lazos para carpas, cables, etc.).

b) Colgar cualquier objeto a árboles o perforar cualquier estructura del Bosque.

c) Pintar con aerosol o pintura de aceite la superficie donde se realizará cualquier evento (cintarilla, adoquín, árboles o área verde).

d) Utilizar las áreas verdes para colocar sonido, carpas, vallas.

e) La venta o renta de productos o servicios.

f) Colocar inflables de gran altura y mantas alusivas al evento de gran tamaño (excepto las autorizadas por la DBCH).

g) Tomar agua de las fuentes del Bosque.

h) Arrojar o abandonar basura u objetos, ya sea de naturaleza orgánica o inorgánica, sólidos o líquidos fuera de los depósitos destinados para ellos y una vez terminado el evento, dejar el o los espacios perfectamente limpios y recogidos al finalizar el evento. Colocación de la basura en bolsas negras que se deberán depositar en los contenedores correspondientes.

i) El conectarse de la red eléctrica del Bosque.

j) El uso de tanques de gas, explosivos o cualquier sustancia química que represente un riesgo de incendio.

k) Rebasar la velocidad permitida en la Primera Sección (20 Km. por hora).

l) Al circular dentro de las instalaciones del BCH, deberán hacerlo con suma precaución, intermitentes puestas y considerando siempre que el peatón tiene la preferencia.

 

• El Bosque de Chapultepec únicamente proporciona el espacio y la limpieza previa del mismo.

• El Bosque de Chapultepec se reserva el derecho de cancelar cualquier evento, en el momento que incumplan estos lineamientos.

 

Disposiciones para el día del evento

1. Respetar los espacios destinados para el evento y servicios (cocina, camerinos, sanitarios, generadores de corriente, dimmers, cajas de carga, entre otros) previamente definidos y señalados en el permiso emitido por la DBCH.

2. La empresa enviará al responsable el día del evento para supervisar el ingreso de proveedores y materiales necesarios para éste, así como del personal que realizará el montaje, de acuerdo a lo autorizado por la DBCH.

3. Los horarios para ingreso de proveedores, montaje, desmontaje, acceso y salida de invitados y organizadores estarán establecidos en el permiso emitido por la DBCH.

4. El enlace designado por la DBCH será el encargado de supervisar la realización del evento y las acciones que involucre, cualquier observación que él haga deberá ser tomada en cuenta por el responsable designado por la empresa y atender a la brevedad.

5. La empresa no podrá instalar estructuras provisionales sin autorización previa de la DBCH a través del enlace.

6. El montaje de equipo audiovisual, escenario, etc. que requiera la empresa para el evento se realizará bajo la supervisión del personal técnico de la DBCH (no se puede clavar, pintar, anclar, etc.) el cual se hará únicamente en los tiempos establecidos. En caso de requerirse más tiempo para el montaje, la empresa deberá notificarlo a la DBCH para ser evaluado y en su caso, autorizarlo y establecerlo en la logística. Asimismo se hará un ajuste a la empresa en el monto adicional que deberá pagar por la ampliación del tiempo de montaje.

7. El desmontaje debe realizarse al término del evento, sin ninguna excepción, teniendo el contratante de las 00:30 a 2:00 a.m. del día siguiente del evento.

8. La DBCH no se hace responsable, en ningún caso, de los equipos que se encuentren en el espacio rentado al día siguiente después de vencido el plazo para el desmontaje.

9. En caso de existir cualquier daño a las instalaciones o áreas verdes del espacio rentado, la empresa deberá subsanar dicho daño con la persona o empresa que decida para este fin, bajo la supervisión del área técnica de la DBCH teniendo el contratante que cubrir el costo total, en este caso el depósito por la cantidad de _____________________________ se le entregará una vez que se haya reparado el daño.

10. La empresa deberá llevarse los residuos generados durante el montaje, durante el evento y desmontaje con el fin de dejar el espacio rentado totalmente limpio.

Última actualización el Martes, 19 de Julio de 2011 23:56
 
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